Cómo Herbalife automatizó la gestión de distribuidores con Xolvex

Xolvex desarrolló una plataforma tecnológica personalizada para Herbalife, que automatizó la creación de grupos en WhatsApp y Telegram, permitiendo a los distribuidores unirse fácilmente al enviar su ID a un bot. La solución también centralizó la gestión de distribuidores, mejorando la comunicación y el monitoreo de actividades, además de integrar herramientas como códigos QR para optimizar la experiencia en eventos. A través de un análisis profundo de las restricciones de las APIs y adaptaciones dinámicas, la plataforma garantizó operaciones estables, redujo errores y tiempos, y sentó las bases para futuros eventos y programas de recompensas, fortaleciendo las capacidades operativas de Herbalife.

Oportunidad de Negocio para el Cliente

Herbalife enfrentó múltiples desafíos en el marco de la preparación de un evento programado en un corto periodo de tiempo. Los principales retos fueron:

— Creación automática de grupos en WhatsApp y Telegram: Requerían una solución donde los distribuidores, al enviar su ID a un bot, recibieran automáticamente el enlace al grupo correspondiente.

— Limitaciones de las APIs: WhatsApp y Telegram imponen restricciones estrictas en la automatización, especialmente en acciones repetitivas en un periodo breve, lo que ocasiona baneos de cuentas.

— Falta de comunicación centralizada: Herbalife necesitaba una infraestructura adecuada para gestionar eficazmente sus distribuidores, para implementar un programa de recompensas basado en la actividad y el impacto positivo de los participantes en los grupos.

— Objetivos específicos del evento: Querían que al finalizar los masterminds, los distribuidores escanearan un código QR para interactuar con un bot y obtener el enlace del grupo adecuado, todo esto manejado desde un sistema centralizado.

Estos retos demandaban una solución tecnológica que no solo automatizara procesos, sino que también se adaptara a las estrictas limitaciones de las plataformas y ofreciera una gestión integral.

Por qué escogieron a Xolvex

Herbalife seleccionó a Xolvex porque ninguna otra empresa consultada pudo ofrecer una solución creativa y viable para resolver sus desafíos técnicos.

En Xolvex encontraron una propuesta innovadora que aprovechó las APIs de WhatsApp y Telegram, eliminando la necesidad de desarrollar una plataforma específica para la comunicación, lo que resultó en un enfoque más práctico, rentable y adaptado a sus necesidades.

Además, mientras otros proveedores no ofrecían claridad en costos ni tiempos de entrega, Xolvex demostró precisión, compromiso y un entendimiento único de los retos de Herbalife.

Con metodologías ágiles como SCRUM, Xolvex estructuró un proceso eficiente para enfrentar problemas complejos, como las limitaciones y baneos de las plataformas, y suplió la ausencia de una contraparte técnica mediante roles estratégicos como Product Manager y Product Owner.

Esta adaptabilidad, junto con la habilidad de rediseñar interfaces, implementar herramientas de análisis avanzadas y garantizar la estabilidad operativa en diferentes regiones y zonas horarias, consolidó a Xolvex como un aliado estratégico confiable y visionario, capaz de superar retos inmediatos y fortalecer las operaciones futuras de Herbalife.

Reto tecnológico para Xolvex

El desarrollo de la solución para Herbalife presentó una serie de desafíos tecnológicos que requerían un enfoque estratégico y flexible por parte de Xolvex.

— Ausencia de procesos sistematizados dentro de la estructura operativa de Xolvex. Esto impulsó la adopción de metodologías ágiles, como SCRUM, para estructurar y optimizar los flujos de trabajo, garantizando una ejecución más eficiente de las tareas.

— Falta de documentación técnica. Aunque esta tarea demandó tiempo y recursos adicionales en las etapas tempranas del proyecto, resultó ser una inversión estratégica al proporcionar una base sólida para la sostenibilidad del sistema y la resolución de futuros problemas.

— Necesidad de establecer procesos estructurados para el refinamiento de ideas, iniciativas y características del sistema, lo cual se abordó mediante la elaboración de diagramas de flujo en colaboración con el equipo técnico.

— Manejo de APIs para integrar Telegram y WhatsApp, dado que ambas plataformas funcionan de manera distinta. Mientras Telegram permitió una integración directa, WhatsApp requirió el uso de su API, lo que añadió un nivel de complejidad en la gestión.

— Restricciones y límites de estas plataformas en cuanto a automatización y creación de grupos, que no eran completamente transparentes, por lo que fue necesario realizar un análisis exhaustivo y pruebas continuas para evitar problemas como baneos masivos. La solución tuvo que adaptarse dinámicamente a estas restricciones, asegurando una operación estable y confiable.

— Rediseño completo de las interfaces del sistema después de la primera versión (producto mínimo viable) para que fueran más intuitivas y accesibles, garantizando una experiencia de usuario eficiente y amigable.

— Suplir la ausencia de una contraparte técnica por parte del cliente mediante la incorporación de roles clave, como Product Manager y Product Owner, que fungieron como puente entre las necesidades del cliente y el desarrollo técnico.

— Asegurar que la solución fuera capaz de operar en múltiples regiones y zonas horarias, como Asia, Norteamérica y Centroamérica, lo que exigió un diseño que fuera comprensible y funcional independientemente del idioma o la ubicación del usuario.

— Integración de funcionalidades específicas, como la recepción de códigos de seguridad en Telegram y el escaneo de códigos QR en WhatsApp, para facilitar el acceso de los distribuidores a sus respectivos grupos.

— Inclusión de capacidades avanzadas de análisis de mensajes enviados por los participantes en un rango de fechas y regiones específicas para identificar la actividad de los usuarios dentro de los grupos, evaluando aspectos como videos, imágenes, audios, y textos, fortaleciendo el monitoreo y la toma de decisiones basadas en datos.

En conjunto, estos retos exigieron un enfoque multifacético y resolutivo, que permitió a Xolvex entregar una solución integral para Herbalife, consolidando la eficiencia operativa y adaptabilidad de su sistema a las necesidades del cliente.

Solución

Xolvex asumió la tarea de desarrollar una plataforma robusta y personalizada que resolviera los problemas de Herbalife. La solución incluyó las siguientes estrategias y mejoras:

— Investigación profunda: Se llevó a cabo un análisis detallado para comprender las restricciones y razones de los baneos en WhatsApp y Telegram, permitiendo validar hipótesis y adaptar el sistema a las normativas de las APIs de ambas plataformas. Durante el desarrollo, surgió una situación en la que las cuentas encargadas de administrar los grupos fueron baneadas. Xolvex tomó acciones inmediatas, enviando manualmente mensajes a los distribuidores para asegurar que se unieran a sus respectivos grupos.

— Plataforma de gestión centralizada: Se creó un sistema que permite: Creación de grupos (los distribuidores solo necesitan enviar su ID al bot, el cual asigna automáticamente el enlace del grupo adecuado), Envío de mensajes (funcionalidades para enviar mensajes masivos a los grupos de WhatsApp y Telegram, garantizando una comunicación eficaz), Análisis de actividades (el sistema puede identificar quién envió mensajes, qué tipo de mensajes fueron enviados y la actividad general en los grupos), Integración de QR (al finalizar los masterminds, los distribuidores pueden escanear un código QR para interactuar con el bot y acceder a su grupo).

— Adaptación dinámica: La plataforma fue diseñada para mitigar futuros problemas relacionados con restricciones y baneos, asegurando una operación estable y confiable.

Gracias al sistema desarrollado por Xolvex, Herbalife logró: Automatizar procesos críticos, reduciendo tiempos y errores; Centralizar la gestión de distribuidores, mejorando la comunicación y el monitoreo de actividades; Crear una infraestructura eficiente para implementar su programa de recompensas basado en la actividad y actitud de los distribuidores en los grupos. El proyecto no solo solucionó los retos inmediatos de Herbalife, sino que también fortaleció su capacidad para manejar futuros eventos y comunicaciones de manera más organizada y efectiva.